お役立ち記事
ウェビナーとは、オンライン上で動画や音声を配信するセミナーのことを指します。 ウェブとセミナーを組み合わせた造語で、「Webセミナー」「オンラインセミナー」とも呼ばれます。今まで実際に会場で開催されていたセミナーや講演会、説明会、販促会などをオンラインで開催することで、インターネット環境さえあればパソコンやスマートフォンでいつでも参加できるのがウェビナーです。
2020年の新型コロナウィルス流行以降、対面（オフライン）セミナーは激減し、オンラインへのシフトが急速にはじまりました。2023年5月8日から新型コロナウィルスも5類感染症へ移行し、オフラインセミナーの開催も可能になりましたが、場所に制限が無く、気軽に多くの人が参加できるウェビナーは今後も活躍が見込まれています。
ウェビナーと混同されがちな要素としてWeb会議（Webミーティング）があります。 ウェビナーは、主に参加者に何かを教えたり、情報を提供したりする目的で行われますが、一方、Web会議とは、オンライン上で複数の人が話し合ったり、意見交換したりする目的で行われます。要するに、Web会議は、参加者同士の対話が中心であり、ウェビナーは主催者から参加者への一方的な発信が中心となるため、その違いは使用目的にあるといえます。
ウェビナーはオフライン（対面）セミナーと違って、会場の確保や設営、参加者の案内などの手間がかかりません。ウェビナーツールとインターネット環境があれば、すぐに開催できます。また、録画配信の場合は、事前に動画を作成しておけば、本番当日の負担もさらに少なくなります。このようなことから、オフライン（対面）セミナーに比べ、オンラインセミナーの開催は比較的簡単に開催できるのです。
ウェビナーは、インターネットを通じて配信されるため、地域の制約がありません。参加者は、自宅や職場など、好きな場所から視聴できます。これにより、日本全国のみならず海外からも集客できる可能性が広がります。オフライン（対面）セミナーでは、遠方からの参加者を惹きつけることが難しかったり、海外からの参加者を対象とすることが困難だったりしましたが、ウェビナーではそのような問題が解消されます。ウェビナーは、より多くの人にアピールできるため、企業やブランド、サービスの認知度を高めることができます。
オフラインセミナーと違って、実際に会場に出向く必要がない事や、参加者はカメラや音声をオフにして視聴できることから、オフラインセミナーでは、人前に出ることに抵抗があったり、時間や交通費の都合がつかなかったりする人も、ウェビナーでは参加しやすくなります。そのため、興味が薄い内容のセミナーでも「とりあえず参加してみようかな」となりやすい傾向があります。このように、従来アプローチ出来なかった層へアプローチできるため、ウェビナーは新しい見込み顧客や潜在層の広い客層を集客することができ、自社の宣伝としても大きな役割を果たします。
参加者は自分の好きな場所から視聴できます。しかし、これは裏を返せば、参加者が離脱しやすいということでもあります。参加者は、ウェビナー中に他のことに気が散ったり、興味を失ったりすると、すぐに別の画面に切り替えたり、ウェビナーを離脱することができます。ウェビナーは、参加者の注意力を維持することが難しいため、配信内容や時間配分に工夫が必要になってくるのです。
ウェビナーは、インターネットを通じて配信されるため、通信環境やシステムトラブルなどで映像や音が乱れる可能性があります。例えば、主催者側のネットワークが不安定だと、ウェビナーが途切れたり、遅延したりすることがあります。逆に、参加者側のネットワークが不安定だと、ウェビナーが見られなかったり、音声が聞こえなかったりする場合もあります。このようにウェビナーは、通信環境やシステムトラブルによって品質が低下することがあるため、視聴者に十分に満足してもらうことができず、逆に悪いイメージがついてしまう可能性もあります。そのため、事前の準備や対策が必要です。
オフライン（対面）セミナーでは参加者と直接会うことができるため、セミナー終了後に名刺交換を行うなど交流を深める機会がありますが、オンラインセミナーではそのような交流を行う機会はありません。また、ウェビナー中も参加者の表情や声などの反応がわかりません。特に録画配信の場合は、参加者とのコミュニケーションがほとんど取れないでしょう。リアルタイム配信の場合でも、チャットやQ＆A、アンケートなどの機能を使わないと、参加者の意見や質問を聞くことができません。ウェビナーの参加者と交流を深めたい場合はアンケートといった機能の活用はもちろんですが、メールで後追いを行ったり、別で交流の場を設けるなどといった工夫が必要になります。
ウェビナーをマーケティングや営業に活用すると、リード獲得やリード育成、顧客生涯価値の最大化などの効果が期待できます。
そのために重要なのは、ウェビナーを「認知」「顕在顧客化」「クロージング」という3つの目的で3段階に分ける事です。
認知してもらうことを目的とするウェビナーは多くの人に知ってもらい、興味をもってもらうことがゴールです。そのためには、知名度がある人の登壇や商材に直接つながる内容じゃなくても人が集まってくれそうなコンテンツを発信することが大切です。自社の商材のターゲット以外が来てもいいような内容にする必要があるのです。そして多くの人の目に触れ、興味を持ってもらい、拡散してもらうことが目的なのです。参加者の一部が「認知」から自社や商材に対する「興味・関心」の段階にステップアップしたら、目的達成となります。
ここでは「興味・関心」から「比較・検討」の段階へ移行させることが目的にウェビナーを開催します。ここでのターゲットは自社のことを認知している潜在層であるため、内容も大衆的なものではなく、絞られたターゲットの課題解決するものがいいでしょう。個々の段階で自社の商材の話ばかりしてしまうと参加者に「ただ宣伝された」というイメージを与えてしまう可能性があります。そのため、この段階では参加者にとって役立つ情報や学びがありつつも最終的には自社の商材に興味を持ってもらえるようなコンテンツ構成にすることが望ましいでしょう。
最後は「比較・検討」から「購入」へと到達させる「クロージング」を目的としたウェビナー開催です。この段階の顧客は既に商材を購入するための最終判断を下すための判断材料や、不安材料を潰したいという思いで参加していることがほとんどです。そのため、コンテンツの内容としては、一般論よりも商材の詳細について詳しく語り自社ならではの魅力をアピールすることが望ましいでしょう。この段階まできたら、ウェビナーとしてではなく、説明会や相談会、商談として顧客と直接話す形式を採用しても良いでしょう。
対面のセミナーでもこのような目的やゴール別にセミナーを企画する事は必要ですが、ウェビナーこそこのような段階分けがより重要になります。
ウェビナーのマーケティング活用を成功させるには、それぞれの段階の目的や目指すゴール、ターゲットに応じて参加者が求める内容を提供し、関係構築やフィードバックを重視することが大切なのです。
上記では3つの段階に分けたウェビナーをお伝えしましたが、この3つの中で一番難しいのが、「潜在層の顕在顧客化」段階のウェビナー企画です。 ここで陥りがちなのが、顕在化目的のものを認知目的のように企画してしまうことです。多くの人はウェビナーの集客にこだわり、より多くの人を集めようとします。これを顕在化目的のセミナーでやってしまうと、目的やターゲットがずれてしまいます。「何のために、どんな人を、どれくらい集め、次にどうつなげたいか」といった目的と顧客化のシナリオを明確にしたうえでのウェビナーを設計する必要があるのです。
顕在化顧客のためのウェビナーは、狙ったターゲット層へリーチすることが目的であるため、集客が思うように進まないという難しさがあります。さらに、コンテンツ内容もターゲットの課題解決策を提示したうえで自社の商材に興味を持ってもらわなければならないため、単にお勉強会では終わらせず、しっかりと自社商材の購入を検討してもらえるようにリードする必要があるのです。
参考：『オンライン・セミナーのうまいやりかた』高橋龍征 著／クロスメディア・パブリッシング
ウェビナー開催の流れは、大きく分けて以下の5つのステップになります。
ウェビナーを行う目的やターゲット層を明確にし、参加者にとって有益なコンテンツを考えます。ここで重要なのはまず目的を明文化することです。つい「何のコンテンツを発信しよう」というところから考えがちですが、それでは色々な対象があり得るので、ターゲットが定まりにくいですが、その目的から考えるとターゲットが定まりやすくなります。
また、この段階で配信形式や日時、時間帯なども決めます。ウェビナーの企画は、参加者の集客や満足度に大きく影響するため、事前に市場調査やニーズ分析を行うことが望ましいでしょう。
運営は必要な機材や設備を用意し、ウェビナーツールや配信プラットフォームの選択や、申込みフォーム、アンケートフォームなども作成します。
また、登壇者は動画や画像、資料などのコンテンツを作成します。この時、コンテンツは参加者の課題を解決し、現状から理想の状態へレベルアップさせるものである必要があります。そのためにも受講前と受講後で「学び」があるようなコンテンツ設計が必要になります。ただ言いたい事を羅列するのではなく、参加者にとって価値がある内容の発信を心がけることがたいせつなのです。
ある程度準備が整ったら告知や募集を行います。メルマガ配信やWeb広告、外部のセミナー情報発信サイト、SNS広告などのチャネルを活用し、ターゲット層にアピールします。集客方法は、ウェビナーの内容や目的、ターゲットに合わせて最適なものを選択することが大切です。集客期間は最低でも2週間以上は見込んでおくと良いでしょう。この集客が上手くいかなかった場合、次回開催するときはなぜうまく集客できなかったのか、企画が悪かったのか、集客方法がマッチしてなかったのか、仮説と検証を繰り返し、改善していく必要があります。
当日は、事前にリハーサルや音調整を行い、トラブルがないか確認します。この時、1人では行わず、2人以上で行うことで、不具合に気づきやすくなります。また、参加者への案内メールやリマインドメールも送信します。ウェビナー中は、参加者とのコミュニケーションや質疑応答にも対応します。また、動画での配信だった場合、セミナー後アンケートなどを実施し質問を受け付けることができるシステムがあると良いでしょう。後日個別に回答することで、参加者の疑問を解決することができます。
ウェビナー終了後は、参加者のデータを集計し、分析します。参加者の属性や反応、アンケート結果などをもとに、ウェビナーの効果や改善点を評価します。また、参加者へのお礼メールやフォローアップメールも送信します。ウェビナーの後処理・振り返りは、次回のウェビナー開催や顧客育成に役立てていくのです。
何度かお伝えしましたが、セミナーには必ず目的とゴールがあり、それに応じたターゲットが絞られてなければなりません。これが曖昧だと、企画自体が曖昧で抽象的なものになってしまい、本来あの目的は達成されない内容になってしまいます。そのため、集客が目的化してしまわないように注意が必要です。このような考えに陥ってしまうのは、目的・ゴール・ターゲットが曖昧であることに加え、「セミナーは多くの人を集めなければならない」「人数が少ないと格好がつかない」といった主催側の思いこみや体面もあるでしょう。
もちろん集客方法も大切ですが、「集客は企画で決まる」と言われるほど、セミナーは企画の段階が非常に重要なのです。企画が刺されば多くの人が注目しますし、企画が微妙なら見向きもされません。刺さらない企画の集客に力を入れすぎ、過剰な広告を行い無理して集めても参加者の満足は得られないでしょう。逆に悪印象を持たれてしまう可能性すらあります。
どんなに目的やターゲットを明確にし、刺さる企画を計画しても、それが1発で当たる可能性は非常に低いです。実際は仮説検証を繰り返し改善を重ねていくことで少しずつ確率を上げていく必要があります。継続していくためには、無駄をできるだけ削り、自動化・マニュアル化し、時間や費用、手間が低コストでできるような仕組み作りを行うことが望ましいでしょう。
参考：『オンライン・セミナーのうまいやりかた』高橋龍征 著／クロスメディア・パブリッシング
コロナ禍によっていままで対面で行われていたことがオンラインへとシフトしました。外出への制限がなくなった現在でも、ビジネスシーンに根付いたさまざまなもののオンライン化は今後も積極的に活用されていくでしょう。その一つがセミナーのオンライン化であり「ウェビナー」です。
最近では多くの会社がウェビナーに取り組むようになってきましたが、そのなかで埋もれない様、しっかりとした企画の設計や事前準備が非常に重要です。ポイントを押さえて取り組むことが大切でしょう。
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『オンライン・セミナーのうまいやりかた』高橋龍征 著／クロスメディア・パブリッシング
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