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業務効率化はどの業種・業界の企業でも取り組むべき課題です。特に近年では、少子高齢化に伴う労働人口の減少への対策や、働き方改革の観点からも必要性が高まってきています。
業務の効率化は企業の生産性向上や競争力アップにも貢献する重要な要素です。
本記事では、業務効率化についてメリットやその進め方について詳しく解説いたします。
業務効率化とは、さまざまな業務プロセスから「ムリ・ムダ・ムラ」の3つを省き、非効率な業務を改善することで、生産性を向上させる取り組みを指します。
日々の忙しい業務に追われ、いたずらに残業時間が増えていってしまっている人も多いのではないでしょうか。その業務フローの中には多くのムダが潜んでいます。
業務効率化には「ムリ・ムダ・ムラ」の削減が欠かせません。業務における「ムリ・ムダ・ムラ」とは、例えば、難しすぎる目標や期限が設定されているなどの「ムリ」、不要だが定例化してしまっているミーティングなどの「ムダ」、部署間の人員配置のバラつきによる業務負担の「ムラ」など、これらは例えですが、このような「ムリ・ムダ・ムラ」を無くしていくことが業務効率化に繋がります。
業務効率化と近い言葉で「生産性向上」という言葉があります。よくこの二つは混同されてしまいますが、意味は異なります。
生産性向上とは、社員一人当たりのアウトプットの質と量を増加させ、より少ないリソースのインプットでより高いアウトプット（成果）を得る事を指します。
そのため、業務効率化は生産性向上を実現するための一つの手段といえます。
業務効率化に取り組み、特にムダを減らすことは、一つの作業にかかる時間が少なくなるため、残業など業務時間の削減になります。残業時間の軽減は時間的コスト削減だけでなく、結果的に人件費の削減につながります。
また、業務効率化用のツールを取り入れるなどで一時的にコストはかかる可能性もありますが、長い目で見れば結果的にコスト削減につながるでしょう。
もちろんそのツールをしっかりと活用していかないと意味がないため、自社に合うツール選びは慎重に行いましょう。
業務効率化に取り組む中で期待できるのは、従業員のモチベーションアップです。これは数字に表れづらいメリットですが、非常に重要です。
業務効率化のおかげでムダだった業務の削減・短縮は残業時間や休日出勤の減少になり、従業員の負担を減らします。
また、ムリなスケジュール・目標の調整ができると、従業員の心やカラダの余裕につながります。
さまざまな業務が改善され、従業員の士気が高まると、企業の成長や利益にも大きく還元されるでしょう。
業務効率化に取り組む際、社内情報や業務の整理・棚卸を行います。
それによって、業務・情報を「見える化」することで課題の可視化につながり、業務改善をスムーズに行うことができます。
特に、情報は企業の資産です。有益な情報も埋もれてしまっていては意味がありません。業務効率化にあたって有益な情報の掘り起こしができると、企業にとって大きなメリットになります。
業務効率化を進めるにあたって、まず行うのは業務の洗い出しです。
現状の業務はどのようなフローで行っているのか可視化することで、どの工程にムダがあるのかなど、課題を明確にします。
業務の全体工程や各工程において、5Ｗ1H（When／Where／Who／What／Why／How）にあてはめ確認していきます。
5W1Hについて詳しい記事はこちら↓
『5W1Hとは？ビジネスにも役立つ使い方と意味を解説』
そうすることで、業務の全体像が把握でき、不要または重複しているプロセスや人手が足りていない業務など「ムリ・ムダ・ムラ」に該当する部分を明らかにし、業務効率化のためにどこを改善すべきか課題を見つけていきます。
可視化がしっかりできていないまま業務効率化の取り組みに踏み切ると、既存のやり方に囚われた業務改善になってしまい、結局あまり変わらないという結果になりがちです。
それを防ぐためにも、まず第一歩として業務の洗い出しを行うことが重要なのです。
業務の全体像と課題が明らかになったら、どの課題を最初に解決していくか、優先順位を決めます。課題が明らかになるとつい一気に改善したくなってしまうかもしれませんが、それでは現場の混乱や中途半端な改善結果を招いてしまうなど、結果的に非効率になってしまう可能性が高いのです。
それを防ぐためにも、まずは課題解決の優先順位をきちんとつけて、スケジュール立てて改善していくのが良いでしょう。
その業務が他の業務に与える影響範囲や、フローの工数・時間、業務自体の重要度、を元に優先順位を決定し改善していきます。
また、明らかになった課題は簡単に解決できるものなのか、時間がかかるものなのかもよく考えてスケジュールを立て、施策を実施していきましょう。
上記の流れで行った、業務効率化施策として新たに導入したツールや手法が実際に効果があるかどうかは、一定期間運用してみなければわかりません。以前と比べてどれほど効果があったのかを定期的に確認し、問題点があれば解決しながら継続して改善施策を行っていくことが大切です。
業務効率化は一度取り組んだら終わりではありません。しっかりと分析・効果検証しPDCA（Plan：計画／Do：実行／Check：評価／Action：改善）を回さなければ、本当に効果があったのかわからず、業務の形骸化を招く恐れがあるのです。
改善のためのPDCAサイクルを回していくことで、現場の従業員にも効率的な考え方や習慣が根付いてくるでしょう。
アウトソーシング（Outsourcing）とは、社内の従業員でなくても作業可能な業務の一部を外部企業に委託することを指します。
企業の限られたリソースで全ての業務を自社で完結させる必要はなく、アウトソーシングすることで、利益に直結するコア事業に注力することができます。
コスト削減や社内の人的リソースの有効活用を目的として利用され、企業の生産性向上や競争力強化に寄与します。
総務や経理などの事務業務や、ウェブサイト作成、広報などの情報発信業務、受付、コールセンター、営業などさまざまな分野で活用されています。
定型化できる業務はワークフローやマニュアルを整備する事で、誰もが同じプロセスを踏んで業務を行い、同等の結果をだすことができます。
また、ワークフローやマニュアルを整備することで、業務が属人化せず客観的に可視化されます。さらに業務のフローチャートを作成しておくと、業務全体の流れが把握できるようになり、自分の作業の位置やゴールを意識しながら業務に取り組むことができます。
最適な業務プロセスをワークフローとして確立し、社内で共有することは業務の効率化に大きく貢献します。
既にマニュアルやワークフローがある場合も、そのフローが最適なのか定期的に確認し、場合によっては改善していくことが重要です。
現代では、業務を効率化するためのツールやシステムはさまざま開発されています。
自社の課題解決に合ったツールを導入することは、業務の効率化に非常に有効です。
例えば、従業員間の情報を一元化できるデータベースツールや、コミュニケーション円滑化のためのチャットツール、顧客を育成するためのMAツールなど、効率化を助け、生産性を上げるデジタルツールは多数あります。
また、事務業務などに多いですが、単純な反復作業などは自動化し、効率化を図るといいでしょう。自動化とは、マクロを利用してExcelやWord業務を簡単に処理できるようにすることです。
このようなデジタルツールの導入はDXの第一歩です。世の中で叫ばれるDX推進にも適応できるでしょう。
DXについて詳しい記事はこちら↓
『DX（デジタルトランスフォーメンション）とは？IT化と違いを徹底解説』
業務効率化は業務フローの中に潜むムリ・ムダ・ムラを無くすことで、自社の生産性を大きく上げます。取り組む際は経営層だけでなく、実際に業務を行う現場も巻き込み全社的に取り組むことが必要です。
業務効率化で従業員の負担が減る事は働き方改革にも
貢献するため、業種・業界に限らず多くの企業が取り組むべきでしょう。
働き方改革について詳しい記事はこちら↓
『働き方改革とは？いまさら聞けない働き方改革の目的やメリットについて紹介』
